Klinik ve muayenehaneler için
Klinik Randevu Sistemi
SanalRandevu; özel klinik, muayenehane, diş kliniği ve fizyoterapi merkezi gibi hekim veya uzman bazlı çalışan işletmelerin randevularını online almasını ve yönetmesini sağlar. Bu sayfa kendi kliniğinin randevularını düzenlemek isteyen işletme sahipleri ve yöneticileri içindir; devlet hastanelerinin randevu sistemi (MHRS) burada anlatılan yazılımın dışındadır.
30 gün ücretsiz deneme · Kart bilgisi gerekmez
Klinik randevu sistemi ne yapar, ne yapmaz?
Klinik randevu sistemi, hastanın hangi hekimden hangi gün ve saatte randevu alabileceğini gösteren, randevuyu takvime yazan ve randevu öncesinde hatırlatma gönderen bir yazılımdır. SanalRandevu'da bunun karşılığı işletmenize özel bir online randevu sayfası, hekim veya uzman bazlı takvim ve otomatik hatırlatmalardır.
SanalRandevu bir randevu yazılımıdır; hasta dosyası, muayene notu, tanı, reçete veya tedavi planı tutmaz. MHRS ya da e-Nabız ile entegrasyonu da yoktur. Kliniğinizde bir hasta takip veya hastane bilgi yönetim programı kullanılıyorsa SanalRandevu onun yerine geçmez; randevu alma ve hatırlatma tarafını üstlenir. Telefonla randevu verip defterde tutuyorsanız ise bu iş için yeterli bir başlangıçtır; geçiş için mevcut hasta kayıtlarınızı taşımanız gerekmez.
Panelde diş kliniği, fizyoterapi ve klinik kategorileri bulunur; listede olmayan branşlar da hizmet ve personel tanımlayarak aynı düzeni kurabilir. Çok şubeli bir yapıyı şube bazında yöneten bir özellik yoktur, her işletme hesabı tek işletme olarak çalışır.
Hekim bazlı takvim, hizmet süreleri ve randevu onayı
Her hekimin veya uzmanın kendi takvimi vardır. Çalışma günleri ve saatleri personel bazında tanımlanır; kongre, yıllık izin ya da muayenehane dışı çalışılan günler izin ve özel gün olarak işaretlenir ve o günlere randevu alınmaz. Hasta hizmeti seçtikten sonra o hizmeti veren hekimler arasından birini seçer ve yalnızca o kişinin boş saatlerini görür.
Hizmetleri kendi adlarıyla tanımlarsınız: ilk muayene, kontrol, seans gibi. Her hizmetin süresi ve fiyatı ayrı girilir. Randevu sayfası yalnızca seçilen hizmetin süresinin sığdığı saatleri gösterir; iki randevu arasına hazırlık veya dezenfeksiyon için ara süre koyabilirsiniz. Hizmeti yalnızca belirli hekimlere bağlamak mümkündür; örneğin bir işlemi yalnız o alanda çalışan uzman sunar.
Onay akışı personel bazında ayarlanır: otomatik onay açık olan hekime alınan randevu doğrudan kesinleşir, kapalı olanlarda "Onay Bekleyenler" listesine düşer. Yeni randevu geldiğinde panelde ve SanalRandevu Business uygulamasında bildirim alırsınız. Bazı hekimler gelen her randevuyu görmek ister, bazıları takvimin doğrudan dolmasını tercih eder; ikisi de aynı klinikte yan yana kullanılabilir.
Yönetici panelden bütün hekimlerin takvimini tek ekranda görür. Telefonla gelen talepler de panelden aynı takvime elle girilir, böylece online ve telefon randevusu çakışmaz. Randevu sırasında online ödeme alınmaz; ödeme ve tahsilat kayıtları panelde adisyon olarak tutulur, gelir, müşteri ve randevu raporları bu kayıtlardan çıkar.
Unutulan randevuyu azaltmak: hatırlatma ve iptal akışı
Randevusunu unutan hasta, o saatte başka birine verilebilecek bir boşluk demektir. SanalRandevu randevudan önce SMS, e-posta ve anlık bildirimle hatırlatma gönderir; hatırlatmanın randevudan kaç saat önce gideceğini siz belirlersiniz. WhatsApp üzerinden hatırlatma gönderilmez.
Hesabıyla giriş yapan hasta yaklaşan randevusunu kendisi iptal edebilir ve iptal edilen saat randevu sayfanızda yeniden boş görünür. Böylece telefonda iptal bildirmek zorunda kalan hasta ile bunu karşılayan klinik arasındaki telefon trafiği azalır. Hatırlatmanın gelmeme oranını ne ölçüde düşüreceği kliniğe ve hasta kitlesine göre değişir; sistem bir sonuç garantisi vermez.
Her hekimin sanalrandevu.com üzerinde herkese açık bir profil sayfası olur; hasta hekimi tanıyarak ve doğrudan onun takviminden randevu alabilir. Klinik randevu sayfanız şehir ve hizmet aramalarında listelenir, ancak arama sonuçlarındaki sıralama garanti edilemez. Hizmet adlarını hastanın arayacağı biçimde yazmak (örneğin "Diş kontrolü" ya da "Fizyoterapi seansı") ve sürelerini doğru girmek, hastanın doğru saati seçmesini ve gün içinde boşluk kalmamasını kolaylaştırır.
KVKK ve sağlık mevzuatı: ne tutulur, nelere dikkat edilir?
Randevu için hastanın adı, telefonu, e-postası ve randevu bilgisi işlenir. Sağlık bilgisi randevunun bir koşulu değildir; hastanızdan şikayetini ya da tanısını randevu sayfasında yazmasını istemenize gerek yoktur. Sağlık verisi, 6698 sayılı KVKK'nın 6. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; işlenmesi kanunda sayılan şartlara bağlıdır ve açık rıza bu şartlardan biridir. Sağlık hizmeti sunan kişi ve kuruluşların ayrıca sır saklama yükümlülüğü ile Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik hükümleri vardır. Verinin sorumlusu işletmenizdir; hastaya aydınlatma yapmak (KVKK m.10) ve gerektiğinde açık rıza almak işletmenin yükümlülüğündedir.
WhatsApp yapay zeka asistanını kullanıyorsanız, müşterilerinize serbest metinde sağlık durumlarını yazmamalarını söylemeniz yerinde olur; asistan yalnızca randevu işlemleri için tasarlanmıştır.
Tanıtım tarafında da kurallar vardır: sağlık hizmetlerinde reklam yasaktır; tanıtım ve bilgilendirme ise Sağlık Bakanlığı'nın Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik'te belirtilen ilkelere uymak zorundadır. Bu ilkeler arasında hasta teşekkür ve memnuniyet ifadelerinin ya da öncesi ve sonrası görsellerinin tanıtımda kullanılmasına getirilen sınırlar da bulunur. SanalRandevu bir yazılım sağlayıcısıdır; kliniğinizin randevu sayfasındaki hizmet anlatımlarının ve paylaştığınız içeriklerin mevzuata uygunluğu işletmenin sorumluluğundadır. Mevzuat değişebildiği için güncel metni Sağlık Bakanlığı'ndan ve hukuk danışmanınızdan doğrulayın; bu bölüm hukuki danışmanlık değildir.
WhatsApp, kliniğe özel uygulama ve kurulum
Hastaların bir kısmı randevu için telefon yerine WhatsApp'tan yazmayı tercih eder. WhatsApp yapay zeka asistanı ek hizmet olarak eklenebilir: işletmenizin numarasına yazan kişiye boş saatleri söyler, randevu özetini sunar ve onay alınca randevuyu hekimin takvimine yazar; cevaplayamadığı konuşmayı size devreder. Asistan kendiliğinden mesaj göndermez.
İsterseniz kliniğinizin adı ve logosuyla App Store ve Google Play'de yayınlanan işletmeye özel bir mobil uygulama da edinebilirsiniz. Her iki hizmet standart üyeliğe eklenen, ayrıca ücretlendirilen ek hizmetlerdir. Panelden kayıt olduktan sonra kurulum genellikle şu sırayla ilerler:
- Hizmetler eklenir; her birinin süresi, fiyatı ve gerekiyorsa ara süresi girilir.
- Hekimler ve uzmanlar eklenir; çalışma günleri, saatleri ve verdikleri hizmetler tanımlanır.
- Onay akışı ve hatırlatma zamanı hekim bazında seçilir.
- Randevu linki web sitesine, sosyal medya profiline ve Google işletme profiline eklenir; QR kod bekleme salonuna asılır.
- Telefonla gelen randevular da aynı takvime girilerek tek düzen sağlanır.
Merak edilenler
Sık Sorulan Sorular
Klinik randevu sistemi MHRS ile aynı şey mi?
Hayır. MHRS devlet hastanelerinin randevu sistemidir. SanalRandevu, kendi kliniğinin randevularını online almak isteyen özel işletmeler için bir yazılımdır ve MHRS ile entegre değildir.
SanalRandevu hasta dosyası veya muayene notu tutuyor mu?
Hayır. Randevu için gereken ad, telefon, e-posta ve randevu bilgisi tutulur; tanı, reçete, muayene notu ve tedavi planı gibi tıbbi kayıtlar için bir alan yoktur.
Hangi branşlar kullanabilir?
Randevuyla çalışan ve hizmeti belirli bir süre alan her klinik kullanabilir. Panelde diş kliniği, fizyoterapi ve klinik kategorileri bulunur; listede olmayan branşlar hizmet ve personel tanımlayarak kullanabilir.
Hasta belirli bir hekimden randevu alabilir mi?
Evet. Hasta hizmeti seçtikten sonra o hizmeti veren hekimler arasından istediğini seçer ve yalnız o hekimin boş saatlerini görür.
Telefonla gelen randevuları da sisteme girebilir miyim?
Evet. Telefonla gelen talepleri panelden takvime elle girebilirsiniz; böylece online ve telefon randevuları aynı takvimde görünür ve aynı saate iki randevu verilmez.
Randevu sırasında online ödeme veya ön ödeme alınabilir mi?
Hayır. Randevu sırasında online ödeme alma özelliği yoktur. Tahsilat panelde adisyon olarak kaydedilir.
Hatırlatmalar nasıl gidiyor?
SMS, e-posta ve anlık bildirimle gönderilir; randevudan kaç saat önce gideceğini panelden belirlersiniz. WhatsApp'tan hatırlatma gönderilmez.
Sistem KVKK uyumlu mu?
Randevu için yalnızca gerekli bilgiler işlenir ve sağlık bilgisi istemenize gerek yoktur. Sağlık verisi KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve verinin sorumlusu işletmedir; aydınlatma ve açık rıza süreçlerini kendi hukuk danışmanınızla belirlemeniz gerekir. KVKK sayfamızda SanalRandevu aydınlatma metni yer alır.
Birden fazla şubem var, tek hesap yeterli mi?
Şube bazında yönetim özelliği yoktur; her işletme hesabı tek işletme olarak çalışır.
Hekim izindeyken randevu alınır mı?
Hayır. İzin ve özel günleri personel bazında işaretlediğinizde o günler o hekimin takviminde kapanır; hasta o güne randevu alamaz.
Hasta kendi randevusunu görüp iptal edebilir mi?
Evet. Hesabıyla giriş yapan hasta yaklaşan randevularını Hesabım sayfasından görür ve iptal edebilir; iptal edilen saat randevu sayfanızda yeniden boş görünür.
Ücretsiz deneyebilir miyim?
Evet. Yeni işletme hesaplarında 30 günlük ücretsiz deneme otomatik başlar ve kart bilgisi istenmez. Güncel fiyatlar fiyatlandırma sayfasındadır.
Kliniğinizin randevu sayfasını açın
Hizmetlerinizi ve hekimlerinizi ekleyin; hastalarınız hekimini seçerek online randevu almaya başlasın. 30 gün ücretsiz.